Stap 1: Uitdenken participatietraject

Het begint allemaal met een goed uitgedacht participatietraject. Definieer welke stappen nodig zijn om je doelen te bereiken en bepaal welke informatie je nodig hebt. Je kunt beginnen om jezelf de volgende vragen te stellen:

1. Wat is het doel dat ik voor ogen hebt en is hierover consensus in de organisatie? 
2. Welke groepen (stakeholders) worden idealiter geraadpleegd om dit doel te behalen?
3. Hoe zorg ik ervoor dat zij ook bereid en in de mogelijkheid zijn om mee te doen?
4. Hoe ziet de planning eruit en welke belangrijke mijlpalen zijn er?
5. Wat is mijn budget en welke middelen kan ik inzetten (offline en online)?
6. Wat zijn de vragen die ik gaan stellen en in welke volgorde en tempo worden deze gesteld?
7. Welke informatie heeft de doelgroep nodig om de vraag/vragen te kunnen beantwoorden?
8. Op welke momenten geef ik feedback over de resultaten en vervolgstappen?

Wanneer je antwoord hebt op deze vragen kun je aan de slag.

Stap 2: Selecteren deelnemers

Het selecteren van de juiste deelnemers is een cruciale stap. Dit zorgt ervoor dat je relevante input ontvangt van degenen die het meest betrokken zijn bij het onderwerp. In de Youmee® Academie helpen we je hierbij, waardoor je deelnemers betrekt die de diversiteit van jouw gemeenschap vertegenwoordigen en een waardevolle bijdrage kunnen leveren.

Bedenk dat iedereen die er iets van vindt -of denkt er iets van te moeten vinden- tot het vraagstuk moet worden toegelaten om alle geluiden te horen. Hierdoor ontstaat geen polarisatie met groepen die zich gepasseerd en buitengesloten voelen en kun je gedoe voorkomen. 

Stap 3: Uitnodigen deelnemers

De manier waarop je deelnemers uitnodigt, kan het succes van je participatietraject beïnvloeden. Youmee® biedt flexibele opties om deelnemers uit te nodigen; van eenvoudige uitnodigingslinks en QR-codes, het uploaden van een e-maillijst tot het handmatig toevoegen van personen. Door gerichte stakeholdercommunities aan te maken waarvoor je deelnemers uitnodigt, kun je gemakkelijk meerdere en verschillende vraagstukken voorleggen aan dezelfde stakeholdergroep. Communities kunnen openbaar of besloten zijn. Hierdoor kun je de meest effectieve benaderingsmethode kiezen die past bij jouw traject en wensen. 

Stap 4: Iteratief proces vormgeven

Youmee® onderscheidt zich van alle andere online tools door zijn iteratieve karakter. Een iteratieve proces is het bouwen, verfijnen en verbeteren van een project, product of initiatief tot je tevreden bent met het eindresultaat. 

Begin hiervoor met een reeks gerichte vragen en gebruik de respons als basis voor verdere verdieping. De deelnemers kunnen hun antwoorden aanvullen en uitbreiden op basis van de feedback van anderen. Dit zorgt voor kennisdeling en een voortdurende dialoog, en stelt volksvertegenwoordigers en professionals in staat om diepgaande inzichten te verkrijgen en te begrijpen hoe standpunten evolueren.

Door voortdurend de input van de deelnemers als vertrekpunt te nemen voor je vervolgvragen, werk je gezamenlijk aan probleemstelling en oplossing, maak je gebruik van ervaringen, kennis en kunde en werk je gelijkwaardig in het project.

Stap 5: Laat het resultaat zien

Een belangrijke stap voor een succesvol participatietraject is feedback geven en het steeds delen van de resultaten met de groep deelnemers. Dit mag nooit worden overgeslagen.

Door steeds feedback te geven en nieuwe vragenrondes te baseren op de inbreng van de groep, zien deelnemers dat er naar hen wordt geluisterd en hun ideeën en zorgen worden gezien en gehoord. Hierdoor ervaren deelnemers dat meedoen zin heeft en kan vertrouwen groeien. De betrokkenheid neemt toe en de drempel om opnieuw deel te nemen wordt hierdoor verlaagd. 

Youmee® biedt de mogelijkheid om de verzamelde gegevens te exporteren in CSV-formaat. Hierdoor kun je diepgaande analyses uitvoeren en de gegevens in je eigen systeem integreren. Daarnaast biedt Youmee® visuele weergaven van de gegevens in diagrammen, wat het gemakkelijker maakt om trends en patronen te identificeren.

Met Youmee® als partner kun je een participatietraject opzetten dat niet alleen gestroomlijnd en effectief is, maar ook inclusief en representatief voor jouw gemeenschap. Het platform faciliteert een open dialoog tussen deelnemers en professionals, waardoor er wederzijds begrip ontstaat en er ruimte is voor innovatie en verbetering. Ook wordt polarisatie voorkomen en ontstaat er meer draagvlak voor de uitvoering.

Stap 6: Bonus tip

Het ontwerpen van een participatieproces is een vak apart. Sterker nog, zonder procesbegeleider is het in de praktijk erg lastig om een succes te maken van het participatieproces. Heb je deze expertise niet in huis? Weet dan dat Youmee® samenwerkt met een groeiende groep ervaren proces experts. Zij zijn gespecialiseerd in het ontwerpen en uitwerken van participatievraagstukken en helpen jou om een plan op te stellen hoe je tot jouw gewenste doel kunt komen. De investering in zo’n procesbegeleider betaalt zich echt dubbel en dwars uit. 

In een tijd waarin gemeenten op zoek zijn naar meer betrokkenheid van inwoners en inclusieve besluitvorming, kan Youmee® een waardevol instrument zijn om deze doelen te realiseren. Kom meer te weten over de kracht van Youmee® en hoe het jou kan ondersteunen bij het opzetten van een effectief participatietraject. Lees onze casestudies voor meer inspiratie.

_{Fotocredit: pexels-andrea-piacquadio-3763996}