^{Foto door Anntarazevich}

Toen ik in 2017 dagelijks aan de slag ging met online participatie, voelde ik mij een beetje roepend in de woestijn, zo weinig mensen en organisaties waren bezig met online inspraak en medezeggenschap. Dat beeld is gelukkig behoorlijk gekeerd. 

Inmiddels zijn er heel wat tools en methodes ontwikkeld en ingezet om inwoners en andere belanghebbenden te betrekken bij de inrichting van hun leefomgeving. Een goede ontwikkeling! Dat gaat echter niet altijd goed, want online participatie en communicatie is een vak apart. In dit artikel ga ik in op de 5 meest gemaakte fouten die ik zie in mijn praktijk.

1) Het verkeerde instrument

Wanneer het je écht te doen is om een dialoog te voeren, is het belangrijk om het juiste instrument te kiezen. Een online enquête is bijvoorbeeld alleen geschikt wanneer je deelnemers wilt raadplegen en hun mening wilt ophalen. Wil je écht een dialoog en tot een advies komen in samenspraak, dan kun je beter kiezen voor een videocall (met Teams of Zoom bijvoorbeeld) of voor Youmee®.

Er worden heel wat online enquêtes uitgezet, veelal in de vorm van een burgerpanel. Maar levert dit nu de broodnodige samenspraak en participatie op? Het antwoord is helaas nee. Een online enquête vul je helemaal alleen in achter je beeldscherm, je weet niet wat de andere deelnemers zeggen. Bij dergelijke online instrumenten vindt er geen interactie tussen de deelnemers plaats. En dat is super jammer, want zo kunnen inwoners niets van elkaars ideeën, meningen en standpunten leren. Laat staan dat er meer begrip kan ontstaan voor elkaar, vooral als standpunten nogal van elkaar verschillen!

Bij de inzet van Youmee® lezen de deelnemers elkaars reactie. Stemverhoudingen zijn helder, de toelichtingen geven meer context. Zo kan het zijn dat men het helemaal niet met elkaar eens is, maar er wel meer begrip ontstaat voor een standpunt van iemand anders, door de onderliggende redenen te lezen. Dit is super belangrijk als je polarisatie wilt voorkomen.

Vraag je dus vooraf goed af waar het je om te doen is. Wil je alleen eenmalig antwoorden ophalen of ben je op zoek naar een dialoog?

2) Het verkeerde onderwerp

Soms is het gekozen onderwerp onvoldoende helder geformuleerd en begrijpen mensen niet hoe belangrijk het voor hen is. Dan ben je met je projectteam weken bezig geweest met de voorbereidingen en kijk je reikhalzend uit naar de resultaten wanneer de campagne wordt gelanceerd. Het is dan een enorme teleurstelling als je ontdekt dat je boodschap niet wordt begrepen en mensen om die reden niet aan de online participatie deelnemen.

Ook inwoners kunnen achteraf enorm teleurgesteld zijn als ze ontdekken dat het onderwerp wel degelijk stevige implicaties voor hen heeft. Zoals bijvoorbeeld de plaatsing van windmolens in de buurt, terwijl in de uitnodiging gesproken werd over de toekomst van de gemeente in 2050.

Wij kwamen zoiets dergelijks met Youmee® tegen bij een project in Overijssel. Het thema was zo breed gekozen dat er nauwelijks iemand deelnam aan de online participatie en ook niet tijdens de live bijeenkomsten die werden georganiseerd. Bij navraag bleek dat mensen gewoon niet doorhadden waarover het ging. Inwoners waren achteraf teleurgesteld en boos, en sommigen spraken van ‘zand in de ogen strooien’. Deze mensen hadden het idee dat dit expres was gedaan. Hier was geen sprake van, het onderwerp was gewoon niet duidelijk verwoord.

Iets wat wij ook tegenkomen is dat het onderwerp, dat gemeenten of overheden voorleggen, door inwoners soms helemaal niet belangrijk wordt gevonden. Een voorbeeld dat we bij Youmee® meemaakten, was een gemeente die de inwoners wilde raadplegen over de locatie van een aantal watertappunten. Het onderwerp van deze online raadpleging sprak onvoldoende aan, waardoor de deelname enorm tegenviel. Bij navraag bleek dat het inwoners gewoon niet zoveel uitmaakte waar die tappunten kwamen!

Deze voorbeelden laten goed zien hoe belangrijk het is om heel duidelijk te communiceren waarover de participatie en inspraakrondes gaan. Te algemeen omschrijven betekent door de bank genomen weinig interesse, zowel online als offline. Wees dus zo specifiek mogelijk en geef er als het kan voorbeelden bij die tot de verbeelding spreken. Ook je vooraf beter in de doelgroep verdiepen (en wat zij belangrijk vinden) helpt om dit soort teleurstellingen te voorkomen.

3) Geen campagne

Wanneer je wilt dat mensen meedoen, moeten ze op de hoogte zijn dat er iets speelt dat voor hen van belang is. Hier wordt écht veel te lichtzinnig over gedacht.

Het is volstrekt onvoldoende om een pagina op je website te publiceren en een post op je social media kanalen te plaatsen. Ik ken echt helemaal niemand die regelmatig, puur om te kijken of er nog iets te participeren valt, de website van de gemeente bezoekt. Een post op de socials wordt overigens vaak door maar een beperkt aantal inwoners gezien. Ten eerste volgt niet iedereen je pagina en daarnaast worden updates door het medium slechts beperkt getoond aan je volgers. Kies je alleen voor een persbericht, dan maak je je afhankelijk van wat de journalist in kwestie overneemt.

Een succesvolle campagne waarbij Youmee® werd ingezet, was bij de gemeente Zoetermeer. Voor de aftrap van het vraagstuk over de inrichting van het stadscentrum werd de wethouder uitgenodigd en werden twee middelbare schoolklassen betrokken. De opzet leverde meteen veel leuke foto’s en betrokkenheid op. Ook werd rond de locatie in de stad een groot bord geplaatst voor voorbijgangers en werden een persbericht verstuurd en berichten op de socials geplaatst. Door de hybride campagne kreeg de participatie een vliegende start en wisten veel mensen ervan af.

^{Door bij de lancering twee MBO-klassen te betrekken, was er meteen veel reuring en konden leuke foto's gemaakt worden voor publicatie. Foto: Youmee®}

De conclusie: wanneer je echt werk wilt maken van online inspraak en medezeggenschap, zul je ook écht werk moeten maken van de marketing. Dat kan op heel veel manieren; van het betrekken van een spiegelgroep (intensief maar waardevol!) tot flyeren, posters ophangen en adverteren. Tijdig starten met informeren kan ook een groot verschil maken. Marketing kost in ieder geval aandacht, tijd en geld, dus hou daar rekening mee in je planning en budget.

4) Geen invloed

Wanneer mensen totaal geen zeggenschap krijgen, is de urgentie om deel te nemen zeer laag. Waarom zou je tijd vrijmaken om mee te denken, als er niets mee wordt gedaan? Deelnemers moeten vooraf duidelijk geïnformeerd worden over hun rol en de zeggenschap (of invloed) van hun bijdrage.

Ik hoor soms in het veld argumenten als: ‘Stel nou dat de inwoners iets heel anders willen dan mijn wethouder?’ Mijn reactie is dat dit een verkeerd argument is om dan maar inspraak en medezeggenschap over te slaan. Er verandert namelijk niets aan datgene wat er toch al is: inwoners denken er blijkbaar anders over dan de wethouder. Je brengt het alleen in beeld door op een transparante manier belanghebbenden te betrekken bij het onderwerp. Wanneer het college of de raad besluit om anders te beslissen dan de inwoners aangeven, is het wel van groot belang om deze keuze uit te leggen. Waarom wordt er een andere keuze gemaakt?

In Youmee® kan de regisseur van het vraagstuk vooraf aangeven wie er over het vraagstuk beslist. Het is super belangrijk voor de deelnemers om te weten welke rol zij hebben. Gaat het college erover, de gemeenteraad of mogen de deelnemers zelf beslissen? Een duidelijk traject met daarin helderheid over de zeggenschap, zorgt voor een transparant proces en voorkomt teleurstellingen.

5) Geen terugkoppeling

Eén van de belangrijkste dingen die overheden massaal nalaten is om terugkoppeling te geven hoe de inbreng is gewogen en wel of niet in het (beleids)plan of de uitvoering heeft doorgewerkt.

Omdat besluitvorming vaak pas weken of maanden later plaatsvindt en het extra tijd en inspanning kost om hierover te rapporteren, vinden veel overheden dit erg lastig. Wanneer je echter een serieuze gespreksrelatie wilt opbouwen met je inwoners, móet terugkoppeling hier een vast onderdeel van uit maken.

Door terugkoppeling te geven laat je zien dat je hebt geluisterd en waardeer je de inbreng van de deelnemers. Bovendien geeft het je de kans de participanten te betrekken bij de uitkomst en aan te geven welke redenen er waren om iets wel of juist niet te doen. Deelnemers gaan hierdoor de keuzes beter begrijpen, ook als ze het niet met de uitkomst eens zijn. Uit onderzoek van o.a. hoogleraar Kees van den Bos blijkt dat inwoners een besluit heel goed kunnen accepteren, wanneer zij de achterliggende redenen kennen. Dan zijn ze het er nog niet mee eens, maar is hun inbreng wel serieus genomen. Dit kan gedoe en verdere escalatie, bijvoorbeeld in de vorm van rechtszaken, mogelijk voorkomen.

Met een online participatietool, zoals Youmee®, is het reuze gemakkelijk om terugkoppeling te geven. Met Youmee® kun je eenvoudig een rapportage of verslag delen door een bericht te sturen aan alle deelnemers in het vraagstuk. Zij krijgen hiervan een ‘ping’ in de app of een bericht in hun mailbox.

Heb je een videocall of webinar georganiseerd, vraag dan of deelnemers hun e-mailadres achterlaten in de chat, waardoor je eenvoudig weet wie de terugkoppeling wil ontvangen, of stuur de mail naar iedereen die zich voor het event had ingeschreven.

Deel jouw ervaring met mij!

Zie jij ook dingen (vaak) misgaan die wel cruciaal zijn voor een goed online inspraak- of participatieproces? Ik hoor ze graag! Door erover te schrijven en samen na te denken hoe dit beter kan, werken we aan meer transparantie en vertrouwen in besluitvorming.

Auteur: Margriet Twisterling - Youmee®

_{👉 Wekelijks organiseer ik samen met Mark Verhijde een videocall om over ons werk te filosoferen. De insteek daarbij is altijd de relatie met participatie. Mark is werkzaam als gebiedsmanager en trainer gebiedsontwikkeling, ik ondersteun organisaties die online laagdrempelig participatie willen organiseren met Youmee®. Beiden werken we vanuit een andere invalshoek, maar met dezelfde drive; mensen betrekken bij de inrichting van hun leefomgeving en hen daarbij een belangrijke stem geven. 
Onze gesprekken lopen steevast uit, en dat is niet voor niets. Met veel enthousiasme delen we onze inzichten en ervaringen met elkaar in het publieke en gemeentelijke domein. Vanuit deze passie ontstaat nu bijna als vanzelf onze community van Participatie Professionals. De dialoog en interactie binnen de groep voeden we met onze blogs.}