blog

Het belang van terugkoppeling (1)

Wat hebben mensen nodig om zich gezien en gehoord te voelen? In een serie van drie blogs gaan we in op het belang van terugkoppeling. Terugkoppeling (ook wel feedback genoemd) is een respons die volgt op een actie, prestatie of uiting van een persoon. In deze 1e blog gaat het over terugkoppeling in participatietrajecten in relatie tot verwachtingen en omgangsvormen.

Pexels jopwell 2422280

Foto door Joppwell

Op 1 januari 2024 werd de nieuwe Omgevingswet van kracht. De Omgevingswet is bedoeld om de regels te vereenvoudigen, de doorlooptijd voor aanvragen te verkorten en participatie te bevorderen (lees De Omgevingswet in het kort - PDF). Hiermee worden burgers, bedrijven en andere belanghebbenden meer betrokken bij de inrichting van hun leefomgeving, met als doel een kwalitatief beter plan.  


In de nieuwe Omgevingswet verandert inspraak achteraf in meespraak vooraf. Er komt meer ruimte voor initiatieven en lokaal maatwerk. Gemeenten zijn er intussen al volop mee bezig, waarbij inwoners worden uitgenodigd mee te denken over plannen en beleid. Elke gemeente organiseert participatie op zijn eigen manier, o.a. met de inzet van keukentafelgesprekken, informatiemarkten, online burgerplatforms, bijeenkomsten of met de inzet van een burgerberaad. 

We laten écht iets liggen

Wat ik vaak zie is dat inwoners gevraagd wordt om mee te denken en vervolgens niet veel meer over hun inbreng horen. Deelnemers hebben de moeite genomen om mee te doen, maar de resultaten worden vaak niet actief gedeeld en men krijgt geen terugkoppeling over hun inbreng. Hier laten gemeenten écht iets liggen in de relatie met hun inwoners.

Allereerst is het gek om mensen te vragen mee te denken en vervolgens niets meer van je te laten horen. Dat is eigenlijk best wel onbeleefd. Maar er is een bijkomend effect: de deelnemer blijft achter met een onzeker gevoel. Hoe zijn de besluiten tot stand gekomen? Is zijn mening daarbij wel meegenomen? Wanneer de relatie bestaat uit eenrichtingsverkeer (alleen maar ophalen), werk je als organisatie niet aan een bestendige relatie. Gaan de inwoners de volgende keer weer de moeite doen om mee te doen denk je? 

Een voorbeeld uit de praktijk:

In een stadje in Overijssel werden de bewoners gevraagd om mee te denken over de inrichting van het stadscentrum. Er kwam dagelijks veel zwaar verkeer door het centrum en daarnaast wilde men nieuwe woningen bouwen langs het water. Een inwoner van 93 die woonachtig was in het gebied nam de moeite om hierover mee te denken. Hij schreef een brief met daarin zijn zorgen, suggesties en ideeën. Het schrijven kostte hem veel moeite door zijn oude, trillende handen. Toen de brief van 4 kantjes af was, zocht hij een postzegel en een envelop, trok zijn jas aan en ging met zijn scootmobiel naar een brievenbus in de buurt om de brief te posten. Al met al had deze senior veel moeite gedaan om mee te denken met de gemeente over de toekomst van zijn woonplaats.

Dit is wat er daarna gebeurde:
Ruim een half jaar later stond er een piepklein artikeltje in de krant over wat er was besloten. Hij zag niets terug van zijn inbreng en wist ook niet waarom hier niets mee was gedaan. Hij vertelde dat hij het had opgegeven om te reageren op dergelijke oproepen. “Het kost me veel te veel energie en ze hebben niet eens het fatsoen om een ontvangstbevestiging te sturen of een inhoudelijke reactie te geven”, vertelde hij mij.

Pexels shvets production 7545141
Foto ter illustratie Fotocredit: Shvets Production

Zo werk je aan meer vertrouwen 

Wil je werken aan meer vertrouwen tussen overheid en samenleving, waarbij mensen zich gezien en gehoord voelen? Dan gelden zowel offline als online dezelfde regels. Het begint met luisteren, samenvatten en doorvragen. Met échte belangstelling voor wat mensen in te brengen hebben, zonder oordeel. 

Terugkoppeling geven op de inbreng is daarna absoluut noodzakelijk. Dat kan al beginnen met een eenvoudige ontvangstbevestiging op een ingekomen brief. Maar beter nog is het om ook inhoudelijk terug te koppelen wat er met de inbreng wordt gedaan. Waarom bepaalde ideeën wel of niet worden overgenomen. Dan maak je serieus werk van het verbeteren van de relatie tussen de overheid en zijn inwoners! 

Wanneer mensen zich gezien en gehoord voelen, kan er meer begrip ontstaan voor de keuzes die worden genomen en kan het vertrouwen weer herstellen in overheid en bestuur. En, iets wat ook echt heel belangrijk is: wanneer je je gezien, gehoord en begrepen voelt, wil je de volgende keer wellicht wel wéér meedoen, omdat je merkt dat je inbreng serieus genomen wordt. En is dat het harde werken aan participatie niet meer dan waard?  

Ik ben reuze benieuwd hoe jij kijkt naar terugkoppeling. Is dit altijd mogelijk? Wat staat er in de weg? Is er in jouw praktijk aandacht voor? Elke reactie is hartelijk welkom!

Auteur: Margriet Twisterling - Youmee®

In een serie van 3 artikelen over terugkoppeling lees je waarom dit zo enorm belangrijk is voor het participatieproces. In dit eerste artikel las je over verwachtingsmanagement en omgangsvormen.

👉 Wekelijks organiseer ik samen met Mark Verhijde een videocall om over ons werk te filosoferen. De insteek daarbij is altijd de relatie met participatie. Mark is werkzaam als gebiedsmanager en trainer gebiedsontwikkeling, ik ondersteun organisaties die online laagdrempelig participatie willen organiseren met Youmee®. Beiden werken we vanuit een andere invalshoek, maar met dezelfde drive; mensen betrekken bij de inrichting van hun leefomgeving en hen daarbij een belangrijke stem geven. 
Onze gesprekken lopen steevast uit, en dat is niet voor niets. Met veel enthousiasme delen we onze inzichten en ervaringen met elkaar in het publieke en gemeentelijke domein. Vanuit deze passie ontstaat nu bijna als vanzelf onze community van Participatie Professionals. De dialoog en interactie binnen de groep voeden we met onze blogs. 

Inspiratie

We delen waardevolle kennis over online onderzoek, participatie en communicatie.

Contact

Kattenwinkelweg 18
8015 PW Zwolle
Nederland
038 - 20 22 350
welkom@youmee.nl

Youmee® Online