Het boek werd geschreven door Monique Broekhoff, nu 25 jaar als zelfstandig adviseur actief bij diverse grote bedrijven, overheden, woningcorporaties, waterschappen, faunabeheerders en natuurorganisaties.

Niet alleen is het boek heel leesbaar, het is ook doorspekt met interviews met voorbeelden ‘uit het veld’ en geeft tot in detail weer hoe complexe omgevingsprocessen communicatief en participatief tot een goed einde kunnen worden gebracht. Begin januari sprak ik Monique over haar boek en Mutual Gains onderhandelen, empathie, standpunten en belangen, en ook over verliesaversie.

^{Het werd een levendig interview tijdens de videocall met Monique Broekhoff, waarin we serieus spraken over omgevingsprocessen en communicatie, maar er ook heel wat werd afgelachen.}

Je adviseert in je boek om de communicatie professional meteen vanaf het begin bij het project te betrekken. Wat gebeurt er als je dat niet doet?

Monique: “Vaak wordt de communicatie professional pas ingeschakeld als er boodschappen naar buiten moeten worden gebracht. Maar dan mis je als projectteam waardevolle inzichten. De communicatie professional kan bij uitstek ‘van buiten naar binnen’ denken en heeft veel kennis over het voorspellen van gedrag. Daarmee kun je gezamenlijk beter bepalen hoe je een zorgvuldig proces inricht.

Samen vooraf nadenken over wie er ‘last’ gaan hebben van jouw project, hoe je ze gaat betrekken, met welke toon, vast te stellen welke ruimte er is voor deze groepen en: noemen we het ‘participeren’ of geven we er een ander woord aan? De inhoud, het proces en de communicatie hierover zijn zo enorm met elkaar verbonden, daar kun je heel veel maken en breken. 

Ook de interne belangen ophalen en daar de juiste toon treffen is cruciaal. Welke grondhouding nemen we aan? Hebben we het wel over hetzelfde? Gaat iedereen daarin mee? Als je intern niet op 1 lijn zit, kan dat meteen al een valse start betekenen.”

Als je begint met een project, wat is dan je eerste stap?

“Samen met je team inventariseer je de issues en de stakeholders die daarbij betrokken zijn. Wie zou dit project kunnen raken, wat zouden betrokkenen ervan kunnen vinden? En vervolgens: welke belangen hebben deze stakeholders en hoe zwaar wegen die? Je hoeft echt niet met iedereen overal over in gesprek te gaan. Het is belangrijk hier bewuste keuzes in te maken en vanuit je analyse een goede benaderingsstrategie op te zetten. Niet bij elk onderwerp hoeft een reeks omgevingsdialogen te worden opgezet.

Het maken van die keuzes en het beargumenteren daarvan is cruciaal. Stel dat er gedoe ontstaat, dan moet je misschien voor de rechter kunnen verantwoorden op welke keuzes je het proces hebt ingestoken. Als communicatieadviseur heb je een belangrijke rol bij het bepalen van de benaderingsstrategie. Het SOM-COM stappenplan biedt daar handvatten voor.”

In het boek schrijf je over ‘Mutuals Gains onderhandelen’. Wat is hier zo mooi aan?

“Het omgevingsproces bekijk je hiermee als een onderhandelingsproces. We wisselen de hele dag al over allerlei dingen met elkaar uit, dus onderhandelen is heel natuurlijk. In een omgevingsproces wordt dit heel zichtbaar. Jij wilt iets, anderen willen iets of juist niet en daarom helpt het om het proces als een onderhandeling te zien.”

Stel dat er op een bepaalde locatie iets groots gaat veranderen, hoe onderhandel je daar dan over?

Monique: “Mutual Gains gaat ervan uit dat je zoekt naar zoveel mogelijk waarde voor iedereen. Als dat lukt dan kan iedereen zich erachter scharen, want iedereen heeft er dan baat bij dat de oplossing doorgaat. Er zijn ook processen waar niet voor iedereen winst te behalen valt. Dan kun je zoeken naar koppelkansen of kiezen voor compenseren.” 

Koppelkansen?

“Stel dat je ergens een natuurbegraafplaats wilt realiseren, dan is dat misschien niet iets waar de buurt meteen blij van wordt. Dan kun je kijken wat je extra kunt doen, buiten het project om, om mensen mee te krijgen. Bijvoorbeeld dat leuke wandelpad aanleggen waar iedereen het al jaren over heeft of een mountainbikeroute, als je toch in dat gebied aan de slag gaat. Misschien kunnen we bijdragen aan meer natuurontwikkeling of kunnen we jongeren betrekken bij een voedselbos? Je kijkt buiten de scope van het project waar behoefte aan is. Als er alleen over het project wordt gepraat, beperkt dit je blikveld. 

“Er zijn processen waar niet voor iedereen winst te behalen valt. Dan kun je zoeken naar koppelkansen.”

Het is terecht dat mensen soms bepaalde ontwikkelingen niet willen, zoals zonnepanelen in het landschap. Maar er zijn ook grote voordelen om over te stappen op duurzame energie. Compenseren maakt mensen niet altijd blij, maar je kunt onderzoeken of er dingen zijn waarmee je voor de ander waarde kunt toevoegen of de lasten zo klein mogelijk kunt laten zijn.

Mutual Gains is een methodiek, maar ik zie het vooral als een belangrijke grondhouding vanuit oprechte interesse. Wat boeit de mensen die hier wonen, wat vinden zij belangrijk? Als het gaat over belangen, dan moet je dat ontzettend goed begrijpen. We hebben er vaak een idee over, maar we moeten het vooral aan de betrokkenen zelf vragen.”

^{In het boek staan veel behulpzame voorbeelden, waaronder dit SOM-COM 10 stappenplan.}

Kun je een voorbeeld geven?

“Waterschappen zeggen soms dat boeren alleen maar geld willen verdienen. Maar als je merkt hoe geharnast boeren soms in de discussie zitten, gaat het dan om geld verdienen of over hun identiteit, over hun manier van leven? Als jij bent opgegroeid op dat land, het bedrijf is van je opa en vader geweest, wat is dan het perspectief?

Mutual Gains als grondhouding kan ons heel veel leren. Je werkt vanuit een visie. Er zijn wel andere methodieken, maar die gaan vaak over macht en invloed. Dan heb je het over wie zijn de voorstanders en wie zijn de tegenstanders. Kunnen we aan de knoppen draaien om zoveel mogelijk mensen mee te krijgen? Maar Mutual Gains geeft een heel andere aanpak. We kijken wat er wel kan, welke pijn er is en welke behoefte er is.”

Pleit je voor meer begrip voor de ander?

“Jazeker. Juist communicatieprofessionals zijn de laatste jaren veel bezig geweest met gedrag en psychologie, maar omgevingsmanagers weten daar vaak nog weinig van. Je moet begrijpen wat verliesaversie is. Wat neem je mensen af als je iets gaat veranderen in hun omgeving? Dat gaat ook over gevoel. Het gebeurt ook intern in organisaties bij veranderingen. Een veranderproces en een omgevingsproces kennen dezelfde dynamiek. Het gaat over identiteit en wat je verliest.”

In je boek schrijf je over standpunten, belangen en behoeften. Waarom zijn standpunten niet zo interessant en kun je je beter richten op belangen en behoeften?

“Op basis van standpunten ben je voor of tegen een ontwikkeling. Dat is een patstelling. Als we beweging willen brengen in ontwikkelingen moeten we onderzoeken welke belangen en behoeften er onder de standpunten liggen om te kijken of we daar iets mee kunnen. Stel dat iemand ergens op tegen is, maar jij weet dat duurzaamheid voor die ander heel belangrijk is. Dan kun je wellicht interessante informatie verstrekken over het plan dat daarop ingaat of je plan aanpassen waardoor dit onderwerp meer lading krijgt. Zo geef je die mensen iets terug voor wat ze verliezen. 

Wat belangrijk is: verdiep je in het gebied. Ga erover lezen, ga ernaar toe. Ga bij de kapper zitten, kijk eens hoe de mensen daar leven. Doe je best om in de huid van de ander te kruipen. Mensen willen gehoord worden, maar ook écht gezien worden.

Soms weet je als initiatiefnemer dat een oplossing de ander heel veel gaat opleveren. Maar mensen zien soms alleen het verlies en hebben niet meteen oog voor de voordelen. Dat heeft soms tijd nodig. Als initiatiefnemer ben je al jaren bezig met je plannen, maar de omwonenden zien ze voor het eerst. Ze hebben tijd nodig om te zien of het mooi kan worden en of ze er iets aan kunnen hebben."

“Een veranderproces en een omgevingsproces kennen dezelfde dynamiek. Het gaat over identiteit en wat je verliest.”
 

In jouw stappenplan van 10 stappen ga je bij stap 7 pas 'participeren'. Ik dacht tijdens het lezen: wat ben je lang bezig met de voorbereiding!

Monique lacht: “Ja, als je onvoldoende voorbereid het gesprek aangaat met de omgeving is er een grote kans dat het niet goed gaat. Dan moet je heel veel repareren en dàt kost pas echt heel veel tijd! 

Vaak kiezen omgevingsmanagers voor ‘technisch mogelijk’ en ‘financieel haalbaar’, dus vaak zeggen zij: het moet gewoon zo, het kan niet anders. Dan zeg ik: maar als de vlam in de pan slaat, wat doe je dan? Wat doe je als het heel ingewikkeld wordt ‘buiten’? Als je halverwege het proces opeens tegen de belanghebbenden zegt ‘het kan toch’, terwijl je eerst steeds zei dat iets niet kon, dan verlies je veel vertrouwen. Dat heb je niet zomaar weer terug. Het is belangrijk om je hierop voor te bereiden en wat ‘wisselgeld’ achter de hand te houden. Sommige alternatieven zijn heel duur, dan kun je goed uitleggen waarom je daar niet voor kiest. Het is echt onderhandelen, soms op het hardst van de snede. Als communicatieadviseur wil ik weten: als het écht niet lukt, heb ik dan nog iets in mijn rugzakje waarmee ik de communicatie weer vlot kan trekken? 

Eigenlijk vragen veel projecten dat je net zoveel tijd besteedt aan de technische oplossingen, als aan de communicatie. Dat is net zo complex. Onderschat niet de hoeveelheid kennis in de omgeving waar je gebruik van kunt maken. Waar gaat dat ‘ding’ komen wat je bedacht hebt. Wat doet dit met het landschap? Op locatie gaan kijken en de omgeving betrekken bij de oplossingen is super belangrijk.”

“Mutual Gains is een methodiek, maar ik zie het vooral als een belangrijke grondhouding vanuit oprechte interesse.”

 
Je gaat eerst het proces evalueren voordat je begint met de uitvoering. Waarom doe je dat?

“Bij de uitvoering ga je echt een nieuwe fase in. Dan maak je weer een nieuwe analyse. Dus na de besluitvormingsfase en voordat het de uitvoering ingaat, ga je samen bekijken: hoe hebben dit allemaal gedaan? Hebben we alles zorgvuldig meegenomen? Wat deed dit voor het vertrouwen? Alle opgedane kennis neem je mee bij de uitvoering.”

Waar zie je dat projectteams vaak fouten maken in het proces?

“Dat gebeurt vaak bij de stap van analyse naar strategie. Belangrijk is dat hier wordt onderbouwd waarom je bepaalde keuzes maakt. Dan stap je niet in de valkuil van ‘de harde roepers geven we de meeste aandacht’. Zeker als onderwerpen politiek zijn, zoals de ganzenproblematiek bijvoorbeeld. Dan zie je: als we dit doen, dan gaat die en die partij helemaal over de rooie. Vraag je dan af: hoe groot is hun belang werkelijk? Waarom geven we er zoveel aandacht aan?"

Iedereen vindt zijn eigen belang altijd het belangrijkst denk ik?

“Wat heel goed kan helpen is om, zo nodig, de verschillende stakeholders met elkaar in gesprek te brengen. Door met elkaar te praten kan er meer begrip voor elkaar ontstaan. We gaan niet polariseren, maar laten ze juist even in elkaars schoenen staan. Dat geeft een extra dimensie; niet alleen jij met de omgeving, maar ook de omgeving met elkaar. Wanneer mensen intensief betrokken zijn geweest, krijg je hierdoor soms een nieuwe dynamiek, waarbij men elkaar makkelijker opzoekt omdat men elkaar al kent.”

     

Het boek Omgevingscommunicatie & Participatie is hier te bestellen

Surf naar de website van Monique

 

_{Tekst: Margriet Twisterling van Youmee®}