We leren Frans kennen als hij deelneemt aan het Youmee® Live Lab Belanghebbenden Betrekken in maart 2023 in Utrecht. Bij de borrel naderhand vertelt hij ons over de 7V-aanpak die hij inzet bij zijn opdrachtgevers. Een aanpak die zeer succesvol is. Onze nieuwsgierigheid is gewekt! In dit interview ontdekken we wie Frans van Rheenen is, gaan we in op de 7V-aanpak en delen we zijn kennis en tips.

Als bedrijfskundig econoom met de specialisatie marketing, organiseert Frans na zijn studie bij zijn eerste werkgever vooral conferenties en events. Als je een event wilt organiseren dat succesvol is, heb je bezoekers nodig. Maar waar vind je die? Frans belt met allerlei mogelijke geïnteresseerde partijen en leert in deze gesprekken wat zij belangrijke voorwaarden vinden om naar het event toe te gaan. Wanneer hij het programma heeft opgesteld en dit teruglegt aan diezelfde mensen, krijgt hij waardevolle feedback over de invulling van de dag en tips en adviezen hoe hij nog verder kan verbeteren. Ook hoort hij voor wie dit event misschien nog meer interessant kan zijn. “Hoe meer mensen ik sprak, hoe beter het programma werd en hoe meer mensen zich inschreven”, constateerde Frans. “Ik leerde hiervan dat je altijd goed moet luisteren naar je doelgroep en vanuit hun oogpunt moet bekijken wat waardevol en interessant is. Door hen te betrekken ontstond mede-eigenaarschap." 

Het faciliteren en leiden van gesprekken in teams en groepen leert Frans in een FSLT (Facilitated Session Leader Training)-training bij Ernst & Young en hij blijkt hier aanleg voor te hebben. Bovendien ontdekt hij dat hij dit ook heel erg leuk vindt om te doen. Frans: “Een facilitator helpt een groep mensen met het vinden van het beste antwoord op een vraag. Er zijn wel enkele voorwaarden. De gespreksleider is neutraal en het proces is leidend. De groep is daarbij de expert. Ook belangrijk: never do what a group can do for itself.”

"Never do for a group what a group can do for itself.”

Frans werkt een tiental jaren achtereenvolgens als principal consultant voor Ernst & Young en ATOS-KPMG voordat hij in 2007 start met Timpulse BV | Adviesbureau in klantgericht werken. In 2009 is hij de initiator van Facilitating Company, waar hij een hele groep samenwerkingspartners mee verbindt. Grote projecten volgen, waaronder de G1000 in Uden, een burgerpanel in Velsen en verschillende teamprogramma’s. Frans: “Je moet je voorstellen bij die G1000 ging het over bijna 500 mensen in één zaal die je succesvol wilt begeleiden bij het proces. Er stonden circa 50 tafels met elk 10 personen. Elke tafel had 2 laptops en twee beeldschermen en zo konden we toch met de hele groep in één gezamenlijke brainstorm aan het thema werken.”

Je noemt het stakeholderparticipatie?
Frans: “Stakeholders zijn de groepen waarvan het belangrijk is dat ze meedoen. In alle gevallen gaat het om de vraag: hoe krijg ik deze stakeholders mee in mijn ambitie? Wij richten ons onder andere op bedrijven om de medewerkers mee te krijgen in het bepalen en realiseren van bijvoorbeeld de bedrijfsstrategie. Wanneer een directie een visie ontwikkelt en uitdraagt zonder de medewerkers erbij te betrekken, bestaat er een gerede kans op weerstand. Medewerkers willen wel veranderen, maar niet veranderd worden. Door medewerkers middels een participatieproces te betrekken bij visie-ontwikkeling creëer je betrokkenheid, dat later bij een implementatie omslaat in draagvlak.

We werken ook graag voor bewoners, overheid en ketenpartners zoals toeleveranciers, retailers, klanten, instanties, de waterschappen en het Rijk. Hierbij spelen vaak meerdere belangen. Ook hier geldt dezelfde vraag: hoe krijg ik ze mee? Het gaat dan in hoofdzaak om de aanpak, niet zozeer om de tools die je kunt inzetten.”

Soja en oerwoudkap in Zuid-Amerika
Frans: “Een goed voorbeeld is het vraagstuk van het Ministerie van LNV (landbouw, natuur en voedselkwaliteit). De vraag speelde om het thema eiwitten. Hoe ga je hier nu goed mee om? Er worden bijvoorbeeld tonnen sojabonen geïmporteerd uit Zuid-Amerika, maar hier worden vele hectaren oerwoud voor gekapt. Die soja voeren wij hier in Europa aan onze koeien. De vraag was: kan dat niet anders?

_{In Corona-tijd werd in opdracht van het ministerie van LNV de softwaretool XLeap ingezet voor de ontwikkeling van een nieuwe Nationale Eiwitstrategie.} 

"We mochten hier een bijeenkomst voor organiseren in 2020, maar die ging niet door in verband met Corona. Toen hebben het online opgezet met XLeap. Dit is een gespecialiseerde softwaretool om een a-synchrone (offline en/of online) dialoog mee te faciliteren. Voor de aanpak van het proces hebben we het 7V-model bedacht. Voor ons was dit de eerste keer dat we zo’n grote groep van ruim 250 deelnemers online begeleidden.

Maar het werkte fantastisch. Iedereen die wilde meedoen, kon meedoen. Er waren geen beperkingen in aantallen en iedere deelnemer had maximaal de tijd om te verwoorden wat hij of zij wilde inbrengen. Mensen zijn niet allemaal even grote praters als ze in een groep bij elkaar komen. We merkten dat introverte mensen online beter hun zegje konden doen en meer tot hun recht kwamen. We ontdekten dat online echt goed werkt.”

Vertel eens over jullie 7V-aanpak?
Frans: “Wij vinden het belangrijk dat iedereen mee kan doen en letten daar voortdurend op. Hierbij gebruiken we de beste gesprekstechniek die er bestaat: LSD. Dit staat voor Luisteren-Samenvatten-Doorvragen. We geven deelnemers maximaal de ruimte om aan te haken. Het gaat daarbij niet om zenden, maar om op te halen. En -ook wel bijzonder misschien- we geven zo min mogelijk informatie vooraf.

Het proces bestaat uit minstens 3 stappen en kan uit maximaal 7 stappen bestaan, afhankelijk wat er nodig is. De eerste twee stappen zijn voorbereidend, daarna volgen vier interactieve stappen en met de laatste stap sluiten we het proces af. Van de interactieve stappen wordt een integraal verslag gemaakt, maar we geven ook altijd alle opgehaalde informatie aan de groep terug voor maximale transparantie. Dat is soms een rapport van wel 200 pagina’s. Mensen lezen dat niet helemaal, maar zoeken wel hun eigen bijdrage op. Dat doet iets: jij hebt deelgenomen, wij hebben geluisterd, wij hebben je gehoord. Mensen voelen zich gezien, gehoord én begrepen. Zodra dit er is ontstaat er vertrouwen en kan de deelnemer het loslaten. Dan kun je verder naar de volgende stap.” 

_{Bij elk proces wordt bekeken welk van de 7 stappen er nodig zijn voor de beste aanpak.} 

_{Welk beeld en perceptie hebben de individuele deelnemers over het onderwerp?} 

“De eerste stap, vinden, is niet altijd noodzakelijk. Het gaat hier om de stakeholders. Wie zijn dat, waar kunnen we ze vinden, hoe kunnen we ze benaderen, hoe nodigen we ze uit, hoe laten we ze inschrijven? Wanneer deelnemers zich inschrijven vragen we tot welke stakeholdergroep ze behoren. Bij de geanonimiseerde antwoorden is dit zichtbaar.

Voor het ministerie van LNV onderzochten we met een groep van 400 professionals hoe we de biologische productie en consumptie van 5% naar 25% kunnen laten groeien in 2030. De groep was zeer divers en bestond uit stakeholders door de hele keten heen. Boeren en tuinders -al dan niet al biologisch werkend-, supermarktketens, personen uit de voedingsindustrie, consumenten, enz. enz. Bij het inschrijven gaven de deelnemers aan tot welke groep ze behoorden en bij de beantwoording was dit zichtbaar. Zo dacht verschillende groepen met elkaar mee of gaven ze commentaar op elkaars inbreng. Zolang dit respectvol is, is dit zeer gewenst.

In de volgende stap, verkennen, onderzoeken we welk beeld en perceptie de individuele deelnemer heeft van het onderwerp. In het voorbeeld van de biologische productie en consumptie was de eerste vraagronde o.a.: Welke vraag roept groei van biologische productie bij jou op? Waarom is dit voor jou belangrijk? Waar moeten we het over hebben? Waarover niet? Wie moet er nog meer bij betrokken worden? In deze stap kunnen deelnemers onderling op elkaar reageren. We zien dat ongeveer 15% dat ook daadwerkelijk doet.

_{De reacties zijn anoniem, maar wel is zichtbaar tot welke stakeholdergroep iemand behoort.} 

"Wat er gebeurt is dat elke deelnemer een stukje van de gehele puzzel op tafel legt. Niemand overziet de hele puzzel, maar als 400 mensen allemaal een stukje neerleggen ontstaat er een geheel. Dat is direct een eerste resultaat: het gezamenlijke beeld over het integrale vraagstuk. Ook ontstaan er hoopjes met puzzelstukjes die hetzelfde zeggen, dit zijn blijkbaar thema’s waarover we het met elkaar moeten hebben. We versturen gedurende 2-3 weken een aantal reminders om de opbrengst nog verder te verhogen. Daarna wordt er geduid en samengevat. Open en transparant wordt de samenvatting en alle opgehaalde informatie teruggegeven aan de groep.

We vormen met de opdrachtgever een redactieteam. Een valkuil kan zijn dat deze experts inhoudelijk de bijdragen gaan beoordelen. Daar waarschuwen we vooraf voor, want dat is niet de bedoeling. Het redactieteam gaat aan de slag met het sorteren van alle reacties op thema. Zie je onderwerpen vaker terugkomen dan is dit blijkbaar een thema dat besproken moet worden. Er komen dan ook vanzelf vervolgvragen: Wat willen we hierover nog meer weten? Wij kijken met hen mee of er niets wordt gemist."

En als er sprake is van een onderwerp met hoog oplopende emoties?
“Dat hoeft geen probleem te zijn. Het hangt er helemaal vanaf af hoe je daarmee omgaat. We hebben daar ooit mee te maken gehad in Uden bij een burgerbijeenkomst over de komst van statushouders. Bewoners maakten zich grote zorgen: waar komt dat centrum dan, hoe gaat het allemaal? De emoties liepen hoog op. Maar we gaven de mensen direct bij de start ruimte om hun verhaal te vertellen en gaven dit terug in de samenvatting. We lieten zien dat hun zorgen meegingen in het resultaat. Dan voelen mensen zich gehoord en begrepen. Dat geeft rust.

Na verkennen gaan we verrijken. Hier zoomen we in op de thema’s en vragen aan de deelnemers wat zij de belangrijkste aandachtspunten vinden binnen elk thema. Hier verzamelen we vaak lijsten vol met ideeën en zorgen, veel te veel om allemaal op te pakken.

Daarom is de volgende stap ‘voorkeuren’. De deelnemers mogen hier aangeven welke aandachtspunten voor hen het belangrijkste zijn en waarom. In deze stap zijn onderlinge reacties niet mogelijk. Wel wordt nu inzichtelijk hoe de verschillende stakeholdergroepen zich tot elkaar verhouden. Uit alle thema’s worden de speerpunten gedestilleerd en brengen we focus aan in het geheel. En dit alles wordt weer in een samenvatting en compleet rapport teruggegeven aan de groep.

Bij de stap ‘verdiepen’ vragen we de groep ‘Hoe gaan we dit doen’? Wat werkt mee of tegen? En wil je meewerken om dit uit te voeren?

Tot slot is er nog de stap ‘voortzetten’. Na al die voorgaande stappen is veel input opgehaald. In deze stap staan we even stil, evalueren we alle opgehaalde informatie en bepalen we de volgende stap. We gaan bijvoorbeeld plannen schrijven en leggen dit weer terug in de groep om te vragen of we ze goed hebben begrepen. Elke interactieve stap krijgt een eigen samenvatting en verslag van de integrale dialoog. Ook maken we een eindverslag, zodra alle stappen doorlopen zijn.”

"Omarm weerstand, zoek het bewust op.”

Hoe ontstaat draagvlak in dit proces?
“Als je wilt dat er draagvlak ontstaat, moeten mensen vanuit hun eigen perspectief worden begrepen en meedoen. Het gaat er niet om dat andere burgers een oplossing hebben bedacht, het gaat erom dat jij zelf hebt kunnen meedenken en meepraten.

We hebben dan ook onze bedenkingen bij de formule van een besloten Burgerberaad. Hier doet slechts een beperkte groep aan mee. Deze groep legt een reis af en komt tot een oplossing. Maar dit is niet de reis van àlle inwoners van de gemeente. Daar zitten ook mensen tussen die wel mee hadden willen doen, maar zijn uitgeloot. Misschien hadden ze inhoudelijk geen bijzondere inbreng, maar mensen voelen zich veel meer betrokken als ze zelf mogen meedoen. Waarom beperken tot circa 150 deelnemers als je zelfs met minder moeite ettelijke honderden of zelfs duizenden burgers kunt betrekken? Onze aanpak kun je misschien wel het beste typeren als een open Burgerberaad.”

Wat zijn de uitkomsten van de 7V-aanpak?
“We onderscheiden twee soorten resultaten. Enerzijds een antwoord op de inhoudelijke vraag en anderzijds draagvlak voor de gekozen uitkomst. Dit draagvlak ontstaat omdat elke deelnemer heeft deelgenomen aan een open proces van hoor- en wederhoor. Ook als jouw mening niet wordt uitgevoerd zie je dat men zich gemakkelijker bij de uitslag kan neerleggen als het proces open en transparant is doorlopen. Kijk, een plan kun je natuurlijk best met alleen experts maken. Maar dan heb je nog geen draagvlak. Draagvlak ontstaat door gelijkwaardigheid, vrijwilligheid en betrokkenheid. Dat haal je niet zomaar bij de FEBO uit de muur.”

Wat vond je van Youmee® tijdens het Live Lab?
Frans: “Een hele leuke app met diverse voordelen. Het is heel goed dat Youmee® binnenkort ook een webversie krijgt, hierdoor zal het gebruik verder toenemen. Het is een plus dat je kunt teruglezen wat je hebt bijgedragen en dat de communicatie over het proces in dezelfde omgeving plaatsvindt als de reacties over het onderwerp. Vanuit de deelnemer is het fijn dat er verschillende organisaties gebruik kunnen maken van de app, dan hoef je niet meerdere apps te downloaden. En je wordt gemakkelijk met berichten op de hoogte gehouden van nieuws en nieuwe ontwikkelingen. De dialoog is van de deelnemers en niet van de organisatie, een sterk punt.” Lacht: “Ik zou er graag eens mee willen werken. Weet jij niet nog een organisatie waar dat kan?”

Welke beweging zie je in Nederland als het gaat om participatie?
“Wij zien dat participatie in Nederland nog in de kinderschoenen staat, maar gelukkig bij organisaties wel steeds belangrijker wordt en derhalve steeds beter wordt voorbereid en uitgevoerd. We leren iedere dag. Er is een grote behoefte aan meer inspraak en dit wordt ook door de nieuwe Omgevingswet onderbouwd. Maar vooral bij overheden zijn mensen soms wel angstig en risico-mijdend om los te laten. Ze denken dat ze verwachtingen gaan wekken en dat die niet waar gemaakt kunnen worden. Maar er is een verschil tussen verwachtingen wekken en verwachtingen die er toch al zijn. Als je verwachtingen wekt, dan beloof je iets dat je daarna ook moet kunnen waarmaken. Als er al verwachtingen zijn dan wil je die graag kennen, want dan kun je ze managen. Wij zien wel angst om de controle los te laten door participatie te organiseren.”

Bij Youmee® horen we ook wel eens: ‘We gaan tegenspraak toch niet faciliteren?’
Frans gepassioneerd: “Ja juist wel! Maak de slapende honden maar wakker: omarm de weerstand. De realiteit is, er kan weerstand zijn op jouw vraagstuk. Hoe eerder je weet waar die zit, welke weerstand er is en waarom, hoe meer tijd je hebt om hiermee om te gaan. Weerstand kan namelijk veranderen. Die verandering ontstaat pas, als je de ander serieus neemt. Je moet eerst begrijpen waarom die weerstand er is. Luister dus goed, vat het samen en vraag door. En als iets niet kan wees daar dan eerlijk over. Wanneer mensen ontdekken dat ze zijn begrepen maar dat er argumenten zijn om het anders te doen, dan staan ze er veel meer voor open.”

Leg eens uit?
Dit is een proces waarbij psychologie en biologie samenkomen. Je ziet het vaak bij mensen die steeds maar weer hetzelfde inbrengen in het gesprek:

• In mijn hoofd is iets belangrijks;
• Ik stop pas met vertellen als ik een signaal krijg dat mijn verhaal is gehoord en begrepen.

Zo'n situatie kan iedereen overkomen, ook jou en mij. Hier kun je dus alleen iets mee door te luisteren, samenvatten en doorvragen. In de samenvatting komt naar voren wat je hebt gehoord en of je de ander hebt begrepen. De ander kan nu aanvullen of accenten leggen. Zodra je dit hebt herhaald kan de ander een vinkje zetten in zijn hoofd: ‘ja ik ben begrepen’ en pas daarna kan hij het loslaten. Als facilitator manage je zo’n proces en zorg je voor transparantie en betrouwbaarheid. Dan pas kan er draagvlak ontstaan.”

_{Interview: Margriet Twisterling - Youmee®}